Dłużnik i przebieg procesu windykacji
Proces windykacji polubownej zazwyczaj rozpoczyna się od kontaktu z dłużnikiem, co ma miejsce, gdy dłużnik przekroczy termin spłaty zobowiązania określony w umowie lub na fakturze.
Krok 1. Nawiązanie kontaktu z dłużnikiem
Pierwszym etapem windykacji polubownej jest skontaktowanie się z dłużnikiem w celu poinformowania go o zaległości w spłacie. Kontakt ten może odbywać się za pośrednictwem listu, telefonu, wiadomości e-mail lub wizyty osobistej. Na tym etapie celem jest przypomnienie o obowiązku uregulowania należności i wyjaśnienie dalszych konsekwencji w przypadku braku spłaty. W wielu przypadkach już sam kontakt motywuje dłużnika do podjęcia adekwatnych działań i szybkiego uregulowania zaległości.
Krok 2. Negocjacje z dłużnikiem
Po nawiązaniu kontaktu kolejnym krokiem jest prowadzenie negocjacji, które pozwalają na wypracowanie korzystnego rozwiązania dla obu stron. W trakcie rozmów często proponowane są różne opcje spłaty zadłużenia, aby zachęcić dłużnika do współpracy z windykatorem. W procesie polubownym można też wykorzystać takie narzędzia jak:
-
wysyłanie pism i wezwań do spłaty długów lub zapłaty odsetek,
-
kontakt telefoniczny,
-
osobiste wizyty w siedzibie dłużnika,
-
publikacja danych dłużnika w biurach informacji gospodarczej,
-
opublikowanie długu na giełdzie długów.
Działania te mają na celu zmotywowanie dłużnika do rozpoczęcia spłaty zadłużenia i uniknięcie wstąpienia na drogę sądową.
Krok 3. Ustalenie warunków spłaty i podpisanie ugody
Jeśli negocjacje zakończą się sukcesem, strony ustalają szczegółowe warunki spłaty zadłużenia. Ustalenia te są dokumentowane w formie pisemnej ugody, która precyzuje m.in. kwoty, terminy spłat oraz ewentualne konsekwencje w przypadku niedotrzymania warunków. Podpisanie ugody daje obu stronom jasność i pewność co do dalszego przebiegu procesu.
Krok 4. Monitorowanie realizacji ustaleń
Po podpisaniu ugody firma windykacyjna monitoruje, czy dłużnik dotrzymuje ustalonych terminów i kwot spłaty. W przypadku regularnych wpłat proces może zakończyć się na tym etapie. W razie opóźnień lub braku realizacji zobowiązań podejmowane są kolejne kroki mające na celu przypomnienie o warunkach ugody.
Krok 5. Eskalacja działań
Jeżeli dłużnik mimo wcześniejszych ustaleń nie reguluje zobowiązania, sprawa może zostać skierowana na drogę windykacji sądowej. Eskalacja działań polega na zakończeniu polubownego etapu windykacji i przygotowaniu dokumentacji potrzebnej do wytoczenia powództwa w sądzie.